在留証明書/ Residency Certificate

令和6年4月4日

窓口申請をご希望の方

◎申請時には,必ず必要書類の原本をご持参下さい。書類に不備がありますと申請を受け付けられませんので,ご注意下さい。
◎証明書は当日発行致します。手数料は,現金(紙幣)でのお支払いとなります。(なるべくお釣りのないようにお願い致します。)
◎緊急のご予約やオンラインでの予約操作に不慣れな方など,特別なご事情がある場合には,当館(証明担当)までEメールにてご連絡下さい。
 

  在留証明の窓口申請予約はこちらからお願い致します。(使い方はこちら)  
 

 

オンライン申請をご希望の方

 オンライン在留届(ORRネット)への登録を利用した,在留証明オンライン申請が可能になりました。

注意:オンライン申請をされる場合には,必ず事前にこちらを,ご確認ください。

◎受取については,引き続き当館へ来館いただく必要がございます。

◎在留届の筆頭者が有効なパスポートを持っていない場合,ORRネットへの新規登録は出来ません。
◎クレジットカードでの支払いは日本円でのお支払いとなり,レシート及び領収書の発行は出来ません。
◎署名(及び拇印)証明のオンライン申請は対象外です。同時に必要な方はオンライン申請ではなく,来館予約をお取りください。
 

  オンライン申請はこちらからお願い致します。  

受取の来館予約方法については,申請受付終了後にご案内致します。

 

在留証明書

外国のどこに住所(生活の本拠地)を有しているかを証明するものです。恩給・年金の受給,不動産登記,遺産相続,本邦学校の受験手続き等に使用されます。申請には提出先,提出理由を明記する必要がありますので,予めご確認願います。

日本国籍者で,当館管轄地に3か月以上滞在し,かつ,日本国内に住民登録されていない方。



申請書

 

 申請書申請書1/2(過去住所・同居家族) 2/2申請書(年金機構)Acknowledgement(年金機構)
※申請される部数に関係なく,記入済の申請書1部をご用意下さい。『提出先』及び『提出理由』は,必ず事前に提出先(日本側)に確認しておいてください。
免税販売手続などで本籍地の市区郡以下の記入が必要な場合には,戸籍謄(抄)本【記載事項に相違ない場合は,古くても写し(コピー)でも可】等も,ご持参下さい。
相続手続き等については,すでに他の書類に記入して作成/提出されている場合,住所の表記(特に日本語)について同書類の書きぶりと同一にする必要がある場合がございます。必ず事前にご確認のうえ,該当する場合には記載方法に指定がある旨を窓口にてお知らせ願います(ORRネット申請の場合には備考欄に記載ください)。指定について記載がない場合,記載内容の間違いと思われるものについては当方にて修正させていただく可能性がございます。



パスポート
 
 日本国の有効なパスポート


滞在資格を証明する書類

 
 当地での3か月以上の滞在資格を証明する書類(有効なビザもしくはグリーンカード等)
※F1の方はI-20,J1/J2の方はDS-2019も必要です。


現住所と居住期間を確認できる書類

 
 
 現住所と居住期間を確認できる書類(米国の運転免許証,家の契約書もしくは公共料金請求書等)で住所,氏名(申請者ご本人のもの)と日付(以下の事項を参照)の入ったもの。証明書に「何年何月以来居住している」という年月(証明を受ける住所・居所を定めた年月)の記載が必要な場合には,その事実を確認できる書類。
(例)米国運転免許証は,その発行年月から在留しているという証明になります。

※領事館で確認できない事項は,証明書に記載することは致しかねます。なお,P.O. Boxで記載されている書類は使用できませんので,ご注意下さい。

※『免税販売手続』のために『免税店』へ提出される在留証明を申請される場合には,こちら及び,消費税免税制度にかかるQ&Aを事前にご確認ください。なお必ず,在留証明に記載する事項等の確認もお願い致します。
 


恩給・年金受給を証明する書類
※該当者のみ

 
 
   次の恩給または年金受給手続きのために申請される場合は,手数料が免除されます。
 ただし,総務省人事恩給局,日本年金機構から送付される裁定請求書,案内書もしくは,現況届等の提示が必要です。
  • 恩給
  • 戦場病者戦没者遺族等援護法による年金
  • 国民年金
  • 厚生年金
  • 船員保険年金
  • 労働者災害補償保険年金
以下の要件を満たす方は郵送でも申請が可能です申請に必要な書類等をお知らせ致しますので,こちらまでEメールして下さい。
  1. 申請手数料が免除となる恩給または年金の受給のために申請される方。
  2. 過去にも,当館で上記恩給または年金の受給のために在留証明を取得した方で,現住所に変更がない方または在留届を更新されている方。


本籍が確認できる書類
※該当者のみ

 
 戸籍謄(抄)本等
※免税販売手続などで本籍地の市区郡以下の記入が必要な場合には,必ずご持参ください。
※こちらの書類だけは,記載事項に間違いがなければ古くても写し(コピー)でも使用可能です。

 

 

 

 

 

Residency Certificate

The Residency Certificate replaces the Resident Record (Juminhyo) in Japan for those who live abroad. It proves how long you have lived at your current residence and is used to submit to organizations in Japan.

There are 2 types of Residency Certificates:
Format 1 Proves where the applicant currently resides.
Format 2 Proves past residences within the U.S. up until your current residence.
Proves Japanese household members live with the applicant (proof of past residences are optional)
           
※Instead of the Residency Certificate issued by the Consulate, the Japan Pension Service and Japan Mutual Aid Association of Public School Teachers will also accept a notarized certificate issued from the country you reside. Please follow the instructions by the organization concerned and fill in the “Application for Residence Certificate.” Go to a Notary Public to have it notarized and send it to Japan along with the Genkyo Todoke. (Some organizations may require a Japanese translation of the certificate.)
※You must fill out the Reason and Destination where the certificate will be submitted in Japanese. Please check with the requestor regarding the reason, destination, and number of copies needed for each destination before applying. 
※For Non-Japanese citizens, please get a certificate from a Notary Public near you.
※If you have not submitted the Overseas Residential Registration (Zairyu Todoke) please submit beforehand.

Japanese nationals who live in our jurisdiction more than three months and also do not have a resident registration in Japan.
※We cannot issue this certificate if you are not Japanese national. Please contact Notaries.

 


 
Application Form

 
※Please bring your Koseki-Tohon/Shohon if you need to write your Domicile. (This could be a copy.)
 
Community Verified icon
 
 
 
 
 


Japanese Passport

 
  A valid Japanese Passport or an original Family Registry (Koseki-Tohon), issued within 3 months.


Proof of legal status in the U.S.

 
  • Green card, visa, etc.
  • U.S. Passport or Birth Certificate for dual citizens born in the U.S.
  • Dual citizens born outside of the U.S. are required to bring their birth certificate known as the Consular Report of Birth Abroad.


Proof of length of residency

 
  Utility bills or receipts, lease agreements, grant deeds, hotel or rental confirmation receipts, etc.
※These documents must include applicant's name, address and issue date of the document(s). 
※P.O. Boxes cannot be used as proof of residence.


Proof of residence

 
  •  Driver license, utility bills or receipts, tax documents, etc. that include applicant’s name and address.
  •  Name on the document must match the name on your passport.
  •  Copies and online documents (online banking, statements, etc.) cannot be accepted. Please bring the original document that was mailed to your address. Household members, including minors, will also need documents that prove their address.


If document does not match your passport

 
  If the name on the document does not match your passport, you must provide additional proof such as a Marriage Certificate, Family Registry (Koseki Tohon or Koseki Shohon), etc.


Note

 
(1) Must have already resided in our jurisdiction for 3 months or will be residing for more than 3 months and submitted the Overseas Residential Registration (Zairyu Todoke).
※The Overseas Residential Registration (Zairyu Todoke) will not be considered as proof of residence or length of residency.

(2) Applicant must apply in person

To apply for Format 2, additional required documents are as follows:


Proof of past residences

 
  If you need proof of your past residences, you will need additional documents that prove your past addresses and length of stay for each location.
※We can only certify addresses within the U.S.
※These documents must include applicant's name, address and issue date of the document(s). 
※P.O. Boxes cannot be used as proof of residence.


Japanese household members

 
  If you need proof that Japanese household members reside with you, they will also need to come in-person to apply. 

Please click here for fees. 
 
If you are applying to receive pension benefits from the Japan Pension Service or Onkyu, there is no fee. You must bring proof that you are a pension recipient, such as Benefits Application (Saitei Seikyusho), Benefits Notice (Saitei Tsuchisho), or a Pension Certificate (Nenkin Shosho or Onkyu Shosho).

The certificate will be issued and given to you the same-day. (Please take into consideration that there may be wait times at the window.)
※If required documents are missing, we cannot accept your application.

1. We cannot issue this certificate if you are not Japanese national. Please contact Notaries. 
2. P.O. Boxes cannot be used as proof of residence.
3. You will also need to know your Registered Domicile (Honseki-chi) to fill out the spaces provided. If available, please bring an original or copy of your recent Family Registry that shows your Registered Domicile. (Pension recipients are not required to write their Registered Domicile.)
4. We cannot certify your past residences only. If you have plans to use the Residency Certificate for pension, school examinations, etc., you will need to apply for the Residency Certificate while you still live in our jurisdiction before you return to Japan.
5. There are no expiration dates for our Residency Certificate. However, the organization you are submitting to may have limitations on validity, so please check with the organization concerned. (E.g., Must be issued within X months.)
6. We can only certify addresses within the U.S.(E.g., If you lived in Canada from Jan 2000moved back to Japan in 2010then lived in San Francisco from 2015and in Los Angeles from 2020, we can only certify starting from the 2015 San Francisco address.)